La digitalización de las relaciones con los proveedores y la necesidad de contar con procesos automatizados para gestionar sus facturas se convirtió en un tema clave en las empresas argentinas que quisieron avanzar en la transformación digital que tanto les demandaron sus clientes en el contexto del coronavirus.
“La necesidad venía desde antes de la crisis sanitaria, pero fue cuando las empresas pasaron de repente a hacer home office que se encontraron de golpe con que casi toda la documentación que sustentaba la relación con los proveedores, en especial las facturas, estaba en la sede de la empresa, en biblioratos perfectamente organizados pero ahora inútiles, o en el mejor de los casos en los discos duros de varias máquinas, operadas por distintos empleados, cada uno con su clave”, relata Guillermo Reggiani, socio fundador, junto con Francisco Costa y Federico Costabel, de CheckPagos, una plataforma que ayuda a las empresas a automatizar el vínculo integral con los proveedores mediante soluciones innovadoras de gestión digital.
El diagnóstico de Reggiani trasciende la Argentina y encuentra respaldo, entre otros, en los datos que arrojó la última edición del Indicador Global de Gasto Empresarial que elabora American Express (Amex), que reveló que casi 30% de las empresas consideró que, debido a la pandemia, la simplificación de los procesos de pago ha adquirido mayor importancia al momento de elegir proveedores.
El estudio de Amex, que se realizó en seis mercados que representan dos quintas partes de la producción económica mundial, también estableció que un 41% de las 3600 empresas relevadas en el sondeo ha automatizado casi totalmente o totalmente el proceso de recibir pagos B2B y un 74% planea emprender o continuar la automatización.
Otro resultado destacable de la investigación mostró que las empresas que aumentaron el uso de herramientas digitales, o comenzaron a implementarlas, como respuesta a la pandemia, son también las que tuvieron un mejor desempeño con respecto a aquellas que no lo hicieron.
Reggiani, Costa y Costabel, oriundos de Bahía Blanca, donde también tiene sede la compañía, fundaron CheckPagos en 2013, luego de un proceso de gestación que duró casi dos años, y que tuvo como marco de inspiración la experiencia compartida por los tres socios en C-Laborem, compañía especializada en la implementación de sistemas de control para operar con contratistas.
“Fue un proceso muy intenso, en nuestra experiencia con C-Laborem habíamos detectado que las empresas necesitaban también ordenar y centralizar toda la documentación resultante de la relación con sus proveedores, en gran media protocolizarla y a partir de eso mejorar la interacción”, recuerda Reggiani, quien es ingeniero y docente en la Universidad Tecnológica Nacional (UTN) de Bahía Blanca.
Fin de semana tras fin de semana, los tres socios fueron dándole forma al proyecto hasta que, cuando casi estaba listo, les llegó el primer cliente, nada más y nada menos que con la solicitud de servicio que les hizo Profertil, la compañía argentina que se dedica a la producción y comercialización de fertilizantes para la tierra y cuya planta principal se encuentra, precisamente, en el puerto de Ingeniero White, en Bahía Blanca.
“Profertil aceleró todo. El producto estaba listo para ser adaptado a las necesidades de las empresas y comenzar a promoverlo. Con el requerimiento concreto de Profertil, se hizo oficial el lanzamiento y comenzamos a trabajar con ellos como primer cliente quienes continúan con nosotros al día de hoy. rememora Reggiani.
Tras el ingreso de Profertil, se sumaron más clientes tales como Assurant, Familia Schroeder, Patagonia Argentina, Laboratorio ENA, Gador y Varifarma, Escandinavia del Plata y BDO – Becher y Asociados SRL y Grupo ST entre otras compañías, hasta alcanzar a más de 25 empresas en todo el país, veinte de las cuales se sumaron en los últimos dos años, marcando un crecimiento exponencial.
La pandemia jugó un papel clave en este crecimiento, pero también fue clave la evolución de la propuesta de valor de la plataforma, con la incorporación de más servicios.
“En el comienzo, solamente ofrecíamos un canal de información donde el proveedor se logueaba para ver la órdenes de pago, ordenes de compra, bajarse las retenciones y hacer algún un reclamo si no había recibido el pago. Luego le fuimos incorporando más funcionalidades, como por ejemplo, el buzón de entrada de documentos digital compartido para que el cliente y su proveedor operen en espejo, un circuito de autorización de facturas multifirma y un sistema para interactuar con el sistema contable, entre otras funcionalidades”, detalla Francisco Costa, emprendedor de larga larga trayectoria en el robusto ecosistema emprendedores nacionales.
Como parte de su proceso de evolución, CheckPagos entabló alianzas e integraciones estratégicas con los más desarrollados software de gestión contable del mercado, como Tango, o con ERPs (Enterprise Resource Planning), como Bejerman y SAP, integraciones que le facilitan el camino hacia un servicio integral centralizado de gestión de proveedores armonizado y coordinado con todas las fases de la operatoria de la empresa que los contrata.
La digitalización del proceso de recepción de facturas que provee CheckPagos se sustenta en soluciones como el llamado “Buzón de Documentos (BD)” a través del cual el proveedor podrá enviar sus facturas y monitorear su estado de recepción, lo que a su vez permite tener a la empresa una recepción centralizada y optimizar los tiempos en el proceso de pago.
Por su parte, con la solución “Extracción de Datos” (ED) la plataforma se dotó de una herramienta de extracción de datos aplicando inteligencia artificial (IA) a los documentos para poder sincronizarlos y cargarlos en el sistema ERP de la empresa. Esto acelera los procesos de carga de las facturas en el sistema contable.
El “Circuito virtual de Aprobación” (CVA) es, en tanto, una de las innovaciones más apreciadas por los clientes, ya que a través de ella la empresa podrá establecer un canal de autorización para cada uno de los documentos recibidos aun cuando cada circuito o canal esté integrado por personal de distintas áreas de la compañía.
“En los sistemas más artesanales, aun cuando ya habían el uso del mail para enviar facturas, la escena no dejaba de ser la de documentos yendo de un escritorio a otro, o de un mail a otro”, comenta Reggiani.
Se estima que la carga manual de una factura puede llevar entre 5 y 15 minutos, mientras que con soluciones como la de CheckPagos el proceso dura menos de un minuto. Si se tiene en cuenta que una empresa de mediana a grande procesa como piso entre 1000 y 1500 facturas mensuales el ahorro de tiempo y costos es significativo.
“Con esta herramienta se reduce el tiempo de proceso de una factura hasta un 50%”, precisa Federico Costabel -CTO y cofundador-.
A esto se suma la ventaja de que al abandonar los procesos manuales se evitan los típicos errores del retipeo de las facturas que dificultan y retrasan su proceso de seguimiento. “Evitar el ingreso manual no solo brinda seguridad y trazabilidad sino que permite redireccionar esos recursos a otras tareas más relevantes de gestión”, reafirma.
Para que una empresa contrate con CheckPagos no necesita ningún tipo de equipamiento especial, tan solo “una máquina con un navegador actualizado”, subraya Costa y aclara: “Todas las herramientas necesarias para operar están en la propia plataforma”.
La plataforma de CheckPagos se encuentra alojada completamente en el cloud de Amazon Web Services cuyo lema “La seguridad es nuestra mayor prioridad” está en línea con los estándares que se impuso la compañía, que trabaja con certificaciones del nivel de la propia AWS, así como también cuenta con la que ofrecen Geotrust y Rapidssl.
El modelo de negocios de CheckPagos se basa en el cobro a sus clientes de un canon mensual en función de la cantidad de facturas procesadas.
En este contexto, la evolución de la propuesta de la compañía provocó un notable crecimiento de sus ventas, que se duplicaron en los últimos tres años.
Esa performance está en la base del proceso de expansión regional que inició la compañía, con un pie ya en Chile y planes de desembarco en Uruguay y México.
CheckPagos se ha propuesto para el próximo período llegar al objetivo de los 100 clientes y fortalecer su presencia en el mercado local como también en las operaciones que tiene en el exterior, abriendo incluso otras.
Establecer una relación con un proveedor es un paso clave dentro de un complejo proceso de interacciones que requiere ser evolucionado, lo que entre otras cosas implica contar con una herramienta que centralice, gestione y coordine todo el proceso.
De eso se trata de CheckPagos en un contexto donde distintos estudios indican cómo la acumulación de papeles sobre escritorios y el ingreso manual de datos termina siendo un obstáculo para la atención ágil de los clientes, el pago a tiempo a los proveedores y otras tareas que deberían fluir rápidamente y sin dar cabida a ningún error.
En la compañía manejan estadísticas que indican que el desorden documental, en particular con facturas, remitos u otros documentos respaldatorios de pagos y operaciones, su falta de protocolización, la ausencia de una carga eficiente y la falta de seguridad constituyen el 80% de las causas por las que se generan problemas en las operaciones, insumiendo más recursos, tiempo y costos.
De este modo, las soluciones que brinda CheckPagos, se ubican en un lugar de vanguardia, acompañando la transformación digital de las empresas, otorgándoles mayor transparencia y organización.